制度中的“应当”“可以”“不得”怎样用

“应当预约”和“可以预约”只有一个词不同，读者得到的要求却不同：前者要求完成预约，后者允许选择预约。起草制度时，不要先挑听起来严肃的词，而要先决定条款是在规定责任、给出选择，还是阻止某种行为。

三种写法放在一起比较

会议室条款用词比较（假设示例）：

| 写法 | 读者应理解的意思 | 还需要补充什么 | | --- | --- | --- | | 使用人应当提前预约 | 预约是使用人需要完成的动作 | 提前多久，在哪里预约 | | 使用人可以提前进入布置 | 提前进入是允许的选择 | 最多提前多久，是否影响前一场 | | 使用人不得移动固定设备 | 移动设备被禁止 | 设备范围，是否存在经批准的例外 |

表里的三个动词没有替我们解决所有问题。例如“提前”仍然含糊，而“可以提前进入”还没有说明与前一场安排如何衔接。条款必须把对象、角色和条件补齐，才能让执行者判断眼前情形属于哪一种。

“应当”是不是比“必须”轻一些

不能按语气作这种推断。全国人大常委会法制工作委员会的《立法技术规范（试行）（一）》说明，法律规定义务一般使用“应当”；它并非一项可以随意忽略的建议。因此把现有法律文字中的“应当”读成“最好这样做”，可能误解原要求。

这份规范针对法律。内部制度可参考区分义务和许可的思路，但具体内容还取决于相应权限与制定程序。换成“应当”并不会使不合要求的内容自动有效，换成“必须”也不会凭空增加处罚依据。

一段完整示例怎样同时交代责任和选择

假设单位的会议室需提前安排使用，管理人员负责设备维护，可写成：

使用人应当在活动开始前一个工作日，通过预约页面提交使用时段和设备需求。管理人员确认预约后，使用人可以最多提前十五分钟进入布置，但不得影响前一场使用。

未经管理人员批准，使用人不得移动固定设备。确需调整设备位置的，应当在预约时说明原因；管理人员确认安全和恢复安排后，再告知是否同意。

第一句规定必须提交的内容和时间。第二句允许提早进入，同时保留前一场活动的使用空间。“可以”不等于无条件，选择只能发生在已经说明的范围里。

禁止条款也有两种不同含义。“不得移动”禁止移动本身；“未经批准不得移动”禁止没有批准就移动。如果组织实际希望后一种安排，却写成前一种，事后又靠口头同意放行，执行者就会面对互相冲突的信息。

修改时，哪种换词需要格外留意

把“应当交回钥匙”改为“可以交回钥匙”，会把原来的责任变成可选动作。把“可以补充说明”改为“应当补充说明”，则增加了读者必须完成的事项。这些都属于内容变化，不只是让句子更顺。

“及时”“原则上”等词也要留意。及时可能是当天，也可能是下周；原则上禁止若确有例外，要说清谁能判断例外。读者不能仅凭语气强弱决定自己是否需要办理。

写完条款，用日常话复述一次：“谁需要做什么？谁能作选择？什么事不能做？”如果仍回答不出主语或条件，就继续补充具体内容。动词选对只是起点，执行含义说清才算完成。

参考信息：《立法技术规范（试行）（一）》第十四、十五项，国家市场监督管理总局网站所载文本。