研究数据管理计划怎样交代保存、共享与删除？

研究数据管理计划要让项目成员和审核者知道，数据从产生到保存、共享或销毁，分别由谁处理。只写“数据妥善保管”，读者仍不知道文件在哪、谁能接触。先列清数据类型与敏感程度，再写日常存储和备份、访问权限、可共享范围、长期保存地点及时间安排，最后指定负责检查的人。

先弄清要管理哪些文件

以访谈加问卷的项目为例，录音、逐字稿、问卷原始表、清洗后的分析表、变量说明和分析脚本是不同材料。录音可能含声音和姓名，分析表则可能已去标识；二者不宜笼统写成“研究数据”。计划中可用简短清单说明每类文件如何产生、采用什么格式、由哪个版本进入分析。若有不能共享的材料，要给出具体原因，例如参与者同意范围或重新识别风险，而不是预先把所有数据都写成公开或一概保密。

美国国立卫生研究院的数据管理与共享计划指导把数据类型、相关软件或代码、标准、保存与访问时间、再利用限制和管理责任列为应考虑的内容。该机构现行申请格式已有更新，因此写给 NIH 的正式计划应使用其当期表格；一般论文项目可以借这些问题检查遗漏，不能照搬为学校的强制格式。

写出研究期间的实际处理路径

“保存在电脑中”不足以判断安全性。应交代原始文件进入哪个受控位置、谁拥有读写权限、备份在哪里、多久检查一次、成员离组时怎样撤销权限。涉及参与者信息时，把姓名或联系方式与研究回答分开保存，记录编码对照表的保管人；去标识不代表永远不能重新识别，尤其是少量个案或罕见经历。共享前还要核对知情同意范围、伦理审批条件和资料许可。

可以这样写一段自拟计划：访谈录音在当天转入学校批准的加密存储空间，研究负责人和两名转录成员拥有访问权限；转录后生成以编号命名的文本，姓名对照表另存于仅负责人可访问的文件夹。每周检查备份是否可读取。发表时仅共享经审查的去标识化变量表与变量说明，原始录音不公开，原因是声音本身可识别参与者。这里的地点、人员和期限都应按真实项目修改。

共享与删除不是同一件事

计划还应说明哪个版本可供他人理解：数据文件之外，至少需要变量含义、缺失值编码、收集方法和所用软件信息。若拟存入资料库，写明选择依据、预计存入时间、访问方式和保存期限；若有限制访问，交代申请条件。保存期限应核对基金、学校、伦理审查及资料库规则，不能凭范文写一个统一年数。研究结束后的删除安排也要区分工作副本、身份对照表和需留存的档案版本。

写完后请项目里另一位成员按计划寻找一份原始数据、一份分析数据和相应说明。找不到文件或不知道谁能批准访问，就说明计划还缺具体位置与责任。可核对美国国立卫生研究院《Writing a Data Management and Sharing Plan》及美国国立补充与整合健康中心的数据管理计划清单。